仕事が遅いことが及ぼす影響と、対策法4点を解説

仕事ができる・できないの評価基準の1つとして、「仕事の早さ」が挙げられます。

皆さんの同僚の中でも、人によって仕事が早い人・遅い人がいると思いますし、人によっては上司に「仕事が遅い！」と言われた方もいると思います。私はほぼ毎日言われていました。

ただ、「仕事が遅い！」と怒られても、

と思う方も多いと思います。

私自身、最初の職場で頑張っているつもりたっだので、「仕事が遅い！」と言われても何が原因かよくわかりませんでした。というかしょーもない仕事ばっか振ってくるお前が悪いんだろとか思っていました。

しかし、転職を機に仕事のやり方を一変させたことで、仕事が早いと言われる事も増えてきて、少しずつ仕事が遅くなる原因がつかめてきました。

というわけで、当時の自分と同じように、

と思っている方に対して、仕事が遅いと思われず、「こいつ仕事早いじゃん」と思われる対策方法について解説していきます。

仕事が遅いと言われないために気をつけていること4点

先に、私が仕事をする上で「仕事が遅い！」と言われないために、気をつけていること4点を挙げていきます。

詳しい解説を今からしていきます。

仕事が遅い事で起こる弊害

とその前に、仕事が遅いことで起こる弊害について3つ挙げていきます。

①仕事が溜まる

1つ目の弊害として、仕事がどんどん溜まっていくという点が挙げられます。

これは経験がある方も多いと思いますが、仕事は自分の都合にかかわらず、ひっきりなしに舞い込んでくる為、

1つ1つの仕事に時間をかけすぎると、自ずと仕事が溜まってしまいます。

すると、溜まった仕事を処理している内に新しい仕事が溜まっていき、

という流れで負のループに陥りがちとなってしまいます。

②社内での評価が低くなりやすくなる

2つ目の弊害として、仕事が遅い＝仕事ができない　というイメージを持たれやすく、その結果社内評価も低くなりやすくなります。

一概には言えない所もあり、例えば

とかは一定の評価を得られると思います。

ただ、ビジネスの世界ではいかにして顧客の希望に素早く対応していくかが重要なポイントの1つな為、仕事が遅い＝仕事ができないというイメージが持たれやすくなります。

③顧客からの評価も低くなりやすくなる

3つ目は2つ目と重複しますが、仕事が遅いことによって、顧客からの評価も低くなりやすいです。

顧客目線だと、社内よりもより厳しく、

等、近くで見えない分不安になりやすく、反応・回答が遅かったりすると、それだけで評価が下がってしまいます。

仕事が遅い人の特徴

「仕事が遅い！」と言われた方は特に思ったことがあるかと思いますが、仕事が遅い＝業務自体のスピードが遅いということはそこまで多くないです。

業務自体のスピードというよりは、

という想定や他者と比較した時という外部的な要因が大きいです。

逆に考えると、他の人に仕事が早いと思わせることができれば、「仕事が早い人」というイメージを持ってもらうことも可能です。

それをふまえて、「仕事が遅い」と思われてしまう原因について見ていきたいと思います。

①自分が今一番やらなければいけない業務が何か把握できていない

まず1つ目として、自分が一番やらなければいけない業務を把握できていない点が挙げられます。

様々な仕事を抱える中で、仕事の優先順位の高いものから順番にこなしていく必要がありますが、

優先順位をつけるのが苦手な人は、依頼されたばかりの仕事や思いついた仕事からやっていく傾向があります。

超絶仕事が早いとかであれば問題ないのですが、恐らく大半の人はそうではなく、そのうち優先順位付けを失敗して納期遅れが発生することになります。

依頼者の希望に遅れる事で、「あいつ仕事遅いな・・・」という風になってしまいます。

②依頼された仕事の理解度が低い

2つ目は、依頼された仕事に対する理解度が低いことが挙げられます。

特に仕事ができる人からの依頼でなりがちですが、仕事ができる人たちは大抵基準が高いので、自分たちが理解できるスピードで仕事の依頼・説明をしてきます。

その結果、

となりがちです。私はしょっちゅうなります。

上記の状態になると、

等を整理しつつ、仕事を進めていく必要があるので、必然と時間がかかりがちになります。

③単純に仕事スピードが遅い

3つ目は単純ですが、そもそも仕事スピードが遅い事が挙げられます。

ざっくりですが、

等の基本的な部分が挙げられます。

「仕事の優先順位付け」がうまかったり、「仕事に対する理解度」が高かったりすれば、ある程度のカバーはできますが、それでも基本的な部分が遅ければ、仕事は遅くなってしまいます。

「仕事が早い」と思われるようにする方法4点

ここからは、先ほど挙げた「仕事が遅くなる要因3点」に対する対策方法を4つに分けて解説していきます。

①やらなければいけないことを「全て」書き出し、優先順位付けをする

1つ目の方法として、やらなければいけないことを全て書き出し、優先順位をつける方法です。

ことを繰り返していく事が、仕事が早いという評価を周りから得ていくことに繋がります。

抱えている仕事の中から、

のような形で分類をした上で仕事をしていくのが大事です。

②③が意外と判断が難しいですが、判断がつかない場合、依頼主に納期を確認してしまうのがいいです。

また、意外と重要なのが「全て」を書き出す事で、例えば

等の「いやそれ忘れないでしょ・・・」というような事も全て書き出す事で、漏れを防ぐことも重要です。

②資料の作り始めに「必要事項の洗い出し」と「大枠作成→方向性の確認」を行う

2つ目ですが、資料を作り始める時に、「必要事項の洗い出し」と「資料の大枠を作成して方向性を確認する」ことです。

この2点を考える為に、

を考えていく必要があります。

その際、資料の完成に必要な情報を想定して、

ことが重要です。

資料完成に必要な情報を、仕事が詰まった都度依頼者に確認することは、依頼者にとっても鬱陶しいです。

また、「何度も質問してきてやっと資料完成させてきた人」とマイナスイメージすら持たれかねません。

それを避ける為に必要な情報を洗い出し、まとめて聞くことが重要ですし、その際自分でわかることは調べて、質問される人の負荷を下げることも重要です。

また、必要事項を確認したら、一度2~30%程作ってみて、完成形のイメージのすり合わせもしましょう。

大まかな形を作って確認することで、完成形とのイメージの違いを防ぐことや軌道修正をすることができます。

このように進めていくことで、完成形に近いものがイメージと違い、1からやり直しとなるのを防げます。

また、ごくごく稀に、2~30%と自分が思っている資料でいい場合もあるので、そういった面で見ても一度確認してもらうのがいいです。

③メールや電話の折り返しなど、すぐ返答ができそうなものはすぐにやってしまう

3つ目ですが、すぐに返答できるものについてはすぐにやってしまうという方法です。

これは意識さえすれば明日からでも取り入れることができますが、メリットとして、

等、取り入れるのが簡単な割に効果が大きいです。

ただ、勿論なんでもかんでもとにかく早く返答してると、じっくり考えないといけないものまで返答して上司に怒られるので、

上記のような内容を中心に早く返答していくといいです。

また、メールの返信を早くする為に、文章の型を作っておいたり、過去のものを流用するのもアリです。

④PCスキルの習得・熟練度アップ

4つ目ですが、PCスキルそのものの習得や熟練度アップも仕事の早さにおいて重要となってきます。

PC自体のショートカットキーだったり、エクセルでの便利な関数だったりと、習得して使いこなせるようになれば、大幅な時短が可能です。

ここでは簡易的な内容の羅列となりますが、

あたりはよく使い、時短にもつながりやすいのでオススメです。

特にAlt + Tabとかは慣れると左手は基本その周辺にポジションをとる形となります。

ここに挙げたのは一例で、調べると莫大なショートカットキーやエクセル関数があったりするので、

自分が使いたい状況での便利な機能がないかを、都度調べてみるといいです。

（意外と「そんなのもあんの！？」みたいなものもあったりします。）

まとめ

以上が仕事が遅くなる理由と、その対策4点となります。

仕事の早さ＝評価の高さに直結しますので、

上記の4つを意識しつつ、仕事に取り組んでみるといいです。

今回は以上になります。