皆さんは任せられた仕事を忘れてしまい、上司に怒られたり客先に迷惑をかけたりした経験はありませんか？
仕事を忘れると、急なリカバリーが必要だったり、上司を同行させて謝罪したりと、余計な仕事が増えてしまいます。
ただ、どうしても仕事を忘れてしまうこともありますよね。
特に、
- 色々な業務が重なってしまう
- 短期間で多くの仕事が舞い込んでくる
- 依頼されたときにメモができなくて、別のことやってるうちに忘れる
上記のように忙しかったり、やることをメモする暇がなかったりするときに忘れてしまいやすいです。
実際に悩ましい問題だと思いますし、過去の自分は息を吸うようにやることを忘れていたので、死活問題でした。
ただ、色々な仕事のやり方を試していくうちに、
というやり方を確立でき、転職したこともあって「確実に忘れず仕事をやる人」という感じで社内外の評価も得ています。
この記事では私の経験や実践していることから、
- 任せられた仕事を忘れてしまう要因
- 仕事を忘れない為の対策
について、1つずつ解説をしていきたいと思います。
仕事を絶対に忘れない方法3点
結論を知りたい方も多いと思うので、先に3点挙げておきます！
- ToDoリストを作成する
- 「すぐできること」は今すぐやる
- 納期を設定しスケジュールに書き込む（本納期の数日前に設定する）
一つずつ解説をしていきます。
そもそも、なぜ任せられた仕事を忘れてしまうのか
と、その前にそもそもなんで「仕事を忘れる」ということが起こるのかについて考えていきたいと思います。
人によって色々な要因があると思いますが、自分の経験から考えると、
- めっちゃ忙しい（やることが多い）
- 任せられてから時間が空く
- 何かしらで思い出せるようにしていない
という状況で仕事を忘れてしまうことが多かったです。
いくつか例を挙げると、
- 業務負荷が高く、全ての仕事を把握する時間がない
- 休み前の終業直前に振られた仕事を、休みの間に忘れてしまう
- 口頭で依頼された業務を、自分の頭の中だけで覚えている
といった原因が挙げられます。
そして、このような場合大体次に挙げる3点が出来ていなかったです。
①自分が今・後ほど何をやるべきか把握できていない
1つ目の要因として、「自分が今・後ほど何をやるべきか把握できていない」ことが挙げられます。
原因にも挙げた通り、
時によく起こります。
業務負荷が高いので、自分の仕事の整理をする時間的余裕や心身的余裕がない状態で目の前の仕事をこなしていかなければいけない状況になっています。
目の前の仕事をこなしていくうちに、
という感じで後回しにした仕事を忘れてしまうことが起こります。
②依頼されてから仕事に取り掛かるまで時間がかかっている
2つ目の要因として、「仕事を依頼されてから、取り掛かるまでに時間がかかっている」ことが挙げられます。
もちろん忘れないようにすぐに仕事に取り掛かる必要がありますが、
- 他にやることが多くてすぐに出来ない
- 休みや会議に入り、物理的に時間が空いてしまう
- やり方がわからない・手順が面倒ですぐやりたくない
などの要因ですぐにできないこともあります。
他にやることが多かったり、物理的に時間が空いてしまったりする場合については、忘れないような対策をする必要があります。
一方で、
- やり方がわからず、ズルズル引き伸ばしをしてしまう
- 手順が面倒ですぐとりかかりたくない
などの理由ですぐに取りかかれない場合は、やり方を人に聞く・すぐやる仕組みをつくるなど別の対策が必要になります。
③やるべきことのメモを取らない・取れていない
3つ目の要因として、「やるべきことのメモを取らない・取れない」状況が挙げられます。
一部の超記憶力な天才を除いて、多くの人は仕事の依頼をされたとき、
- 何を依頼されたか
- どのような内容で、どんな解決法に導けばいいか
- いつまでにやらなければいけないか
等のメモを残しています。
ただ、仕事を忘れてしまう時、上記のようなメモが取れていないことが結構あります。
特に、
- 上司との外出中に急に仕事を振られた時
- 取引先での現場見学中、急に仕事の依頼をされた時
- 昼休憩中などに仕事の依頼をされた時
等、メモを取れない状況でそのまま忘れてしまうことが多いです。
どうでもいいですが、昼休憩中に仕事の話をする人ホントやめてほしいですよね。
仕事忘れを絶対に防ぐ対策3点
ここからは、先ほど挙げた仕事を忘れる要因への対策について解説していきます。
①ToDoリストを作成する
1つ目の対策ですが、「ToDoリストを作成する」ことです。
項目については、多いと書くのがめんどくさいので、
- 仕事受注日
- やること
- 締切日
等、最低限の内容を書くくらいの運用をすることで、手間を増やさず書きやすくなります。
私の場合、完了した際のハンコを押す欄も加えて、終わったものを管理していますが、ハンコ押す時結構快感なんでオススメです。
また、ToDoリストですが紙に印刷して目に見える所に置いておくといいです。
PC上で見れるようにしておいてもいいのですが、業務用PCは
- 複数のフォルダ
- メールアプリ
- エクセル
- 会社専用システム
等、開いておかないといけないものが多いので、ToDoリストは分けて見れるようにしておいた方が楽です。
また、紙で出力しておくと、
- 追加で依頼されたことをすぐに書き込みやすい
- 進捗具合ややるべきことが追加された時にも書き込みやすい
というメリットもあります。
②納期をスケジュールに書き込む＋納期の〆を本締め切り数日前に設定する
2つ目の対策ですが、「納期をスケジュールに書き込む＋納期の〆を本締め切り数日前に設定する」ことです。
スケジュールには外出の予定とか打ち合わせの予定とか入れていると思いますが、そこに納期のある仕事の〆日も記載してください。
また、納期は本来の締切日より数日前に設定してください。
納期の〆を記載＋〆日を数日前にすることで、
といった状況を回避しやすくなります。
③すぐ出来ることはすぐやる
3つ目は、「すぐ出来ることはすぐやる」ことです。
極論ですが、言われた仕事を全てその場でやってしまえれば、仕事を忘れるということは起こりません。
実際にはその時の忙しさとか、仕事の難易度とか色々な要因があって出来ないことも多いですが、
- 数分作業したら終わる仕事
- 少し調べれば解決する質問・回答
- 人への依頼（電話・メール）
など、ちょっとの行動で完了する仕事については、すぐやる癖をつけるといいです。
すぐに終わる仕事ほど意外と忘れやすく、忘れると評価も落ちやすいので、
意識して早めに終わらせるようにしましょう。
まとめ：人間忘れちゃうので、忘れない為の対策が大事
以上が仕事を忘れる要因3点と、その対策になります。
人間どうしても忘れてしまうことも出てくるので、忘れないようにするよりも忘れない為の対策が大事になってきます。
今回挙げた3つの対策
- ToDoリストの作成
- 納期をスケジュールに書き込む＋納期の〆を本締め切り数日前に設定する
- すぐできることはすぐやる
は私もやっていますが、どれも明日からすぐに実践できる対策となっています。
仕事を忘れることが多くて悩んでいる方は一度試してみてください。
任された仕事を確実に応えていくことが、自分へのよりよい評価につながっていきますので、
1つずつ着実に対応していきましょう！
今回は以上になります。
「こうすればほぼ完ペキに仕事忘れない！」